Bewerber absagen
Bewerber absagen gehört zu den Aufgaben, die gern liegen bleiben. Dabei ist eine kurze, freundliche Absage schnell geschrieben, und sie entscheidet mit, was über den Betrieb in der Gegend erzählt wird.
Wichtig ist, was drinsteht und was nicht. Denn eine Absage kann nach dem Gleichbehandlungsgesetz angreifbar sein, wenn sie einen falschen Grund nennt.
Inhalt
Was in die Absage an einen Bewerber gehört
In die Absage an einen Bewerber gehören ein Dank, eine klare Entscheidung und ein freundlicher Schluss. Ein Grund muss nicht drinstehen, und meist ist es besser, keinen zu nennen.
Dank für die Bewerbung
Der Bewerber hat sich Zeit genommen. Ein Satz dazu kostet nichts.
Eine klare Entscheidung
Kein „leider derzeit nicht“ und kein Vielleicht. Wer klar absagt, lässt den Bewerber weitersuchen.
Kein Grund, der angreifbar ist
Alter, Herkunft, Geschlecht oder Familie haben in einer Absage nichts zu suchen, auch nicht als Nebensatz.
Ein freundlicher Schluss
Gute Wünsche und, wenn es ehrlich gemeint ist, die Einladung, sich bei einer anderen Stelle wieder zu melden.
Vorlage für die Absage an einen Bewerber
Eine Vorlage für die Absage an einen Bewerber spart Zeit und hält den Ton gleich. Diese stammt aus unserem Alltag und wird per Mail verschickt; die Angaben in geschweiften Klammern werden ersetzt.
Absage zum Kopieren
Hallo {Vorname}, vielen Dank für die Bewerbung als {Stelle} und das Interesse an unserem Unternehmen. Die Angaben und Unterlagen haben wir uns in Ruhe angesehen und wissen die investierte Zeit sehr zu schätzen. Nach sorgfältiger Prüfung passt das Profil leider nicht zu den Anforderungen dieser Stelle. Das ist keine Bewertung der persönlichen Fähigkeiten, sondern ergibt sich allein aus den konkreten Anforderungen der Position. Gerne behalten wir die Bewerbung für künftige Stellen im Blick. Für den weiteren Weg wünschen wir alles Gute und viel Erfolg.
Nach einem Gespräch ist ein kurzer Anruf noch besser als jede Nachricht. Wer persönlich absagt, bleibt als fairer Betrieb im Gedächtnis.
Was beim Absagen rechtlich gilt
Beim Absagen gilt vor allem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Fühlt sich ein Bewerber benachteiligt, kann er Ansprüche geltend machen, und dafür setzt § 15 Abs. 4 AGG eine Frist: „Ein Anspruch nach Absatz 1 oder 2 muss innerhalb einer Frist von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden“. Sie beginnt mit dem Zugang der Ablehnung.
Für den Betrieb heißt das: Die Unterlagen zum Auswahlverfahren nicht sofort löschen, sondern bis nach dieser Frist aufheben, damit sich die Entscheidung im Streitfall belegen lässt. Und in der Absage selbst nichts schreiben, was nach einem der Merkmale aus § 1 AGG klingt.
Wann einem Bewerber abgesagt werden sollte
Einem Bewerber absagen sollte der Betrieb, sobald die Entscheidung feststeht. Wer wochenlang schweigt, hinterlässt einen schlechten Eindruck, und im Handwerk kennt man sich.
Wer mehrere gute Bewerber hat, sagt dem Zweitplatzierten erst ab, wenn der Erste unterschrieben hat. Bis dahin reicht ein ehrliches „Wir melden uns bis [Tag]“.
Fragen zum Absagen von Bewerbern
Muss ich in einer Absage einen Grund nennen?
Nein, ein Grund muss in der Absage nicht stehen. Meist ist es besser, keinen zu nennen, weil ein unglücklich formulierter Grund nach dem AGG angreifbar sein kann.
Wie lange muss ich Bewerbungsunterlagen aufheben?
Ansprüche nach dem AGG müssen innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden, § 15 Abs. 4 AGG. Die Unterlagen sollten deshalb mindestens so lange aufbewahrt werden. Was darüber hinaus gilt, regelt die Datenschutzinformation des Betriebs.
Darf ich per WhatsApp absagen?
Ja, wenn der Bewerber diesen Weg selbst genutzt oder angegeben hat. Eine Form schreibt das Gesetz für die Absage nicht vor.
Quellen
Zahlen aus eigenen Kampagnen stehen im Text und sind dort als solche gekennzeichnet. Hier steht, worauf sich alles Übrige stützt.
- [1]§ 15 AGG, Entschädigung und Schadensersatz · Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, geprüft am 2026-09-23Belegt: Die Frist von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung, Absatz 4.
- [2]§ 1 AGG, Ziel des Gesetzes · Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, geprüft am 2026-09-23Belegt: Die sechs Merkmale, nach denen im Bewerbungsverfahren nicht benachteiligt werden darf.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
Herausgeber: Redline Grow, Stuttgart. Verantwortlich für den Inhalt: Danial Kashanian.
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