Headhunter-Kosten: ungefähr ein Drittel eines Jahresgehalts

Personalvermittlung wird häufig ähnlich wie Headhunting abgerechnet: über eine Provision auf das Bruttojahreszielgehalt. Wer Angebote nebeneinanderlegt, vergleicht deshalb vor allem Prozentsätze und die Leistung, die dafür erbracht wird.

Unterschiede gibt es im Vorgehen: Headhunting meint in der Praxis die aktive Ansprache von Menschen, die gar nicht suchen, während Personalvermittlung häufiger aus einem vorhandenen Kandidatenkreis bedient wird. Das erste ist aufwendiger, das zweite meist schneller, und am Ende steht bei beiden dieselbe Rechnung. Wie sich Personalvermittlung gegen eine eigene Social-Recruiting-Kampagne rechnet, steht unter Social Recruiting oder Personalvermittlung.

Drei Punkte entscheiden über die tatsächliche Summe, und sie stehen selten im ersten Angebot: ob der Prozentsatz vom Grundgehalt oder vom Zieleinkommen mit variablen Anteilen gerechnet wird, ob es eine Mindestpauschale gibt, die bei niedrigen Gehältern greift, und was passiert, wenn die Person in der Probezeit geht. Danach zu fragen kostet nichts und verändert die Summe oft mehr als der Prozentsatz selbst.

Im Honorar eines Headhunters ist nach übereinstimmenden Angaben der Anbieter die ganze Suche bis zur Unterschrift enthalten. Dazu gehören das Gespräch über die Stelle und das Anforderungsprofil, die Recherche, wer im Markt überhaupt in Frage kommt, die persönliche Ansprache dieser Leute, die ersten Auswahlgespräche und die Vorstellung der passenden Kandidaten bei Dir. Viele begleiten danach auch die Verhandlung über Gehalt und Eintrittstermin.

Nicht enthalten ist die Entscheidung. Die Gespräche mit den vorgestellten Kandidaten führst Du selbst, und wie viele es sind, hängt davon ab, wie eng die Stelle ist. Wer ein Angebot vergleicht, fragt deshalb nicht nur nach dem Prozentsatz, sondern auch danach, wie viele Kandidaten vorgestellt werden und wie gründlich sie vorher geprüft sind.

Zum Honorar eines Headhunters kommen häufig Kosten dazu, die im Prozentsatz nicht stecken und im ersten Angebot leicht übersehen werden. Der größte Posten ist oft die Umsatzsteuer: Honorare werden in der Regel netto angegeben, die Steuer kommt auf die Rechnung obendrauf.

Dazu kommen, je nach Vertrag, Reisekosten der Berater, Kosten für Stellenanzeigen, wenn neben der Direktansprache auch inseriert wird, und Auslagen für Eignungstests oder Referenzprüfungen. Die Reisekosten der Kandidaten zum Vorstellungsgespräch trägt meist ebenfalls der Betrieb. Keiner dieser Posten ist ungewöhnlich, aber jeder sollte vorher mit einer Obergrenze im Vertrag stehen.

Ein Posten steht in keiner Rechnung und kostet trotzdem: die eigene Zeit für Gespräche, Abstimmungen und die Einarbeitung. Die fällt bei jedem Weg an, über den Du Personal suchst, und gehört deshalb in den Vergleich, nicht nur in die Rechnung des Headhunters.

Wenn die Besetzung scheitert, entscheidet der Vertrag, was Du trotzdem bezahlst, und dabei sind drei Fälle zu unterscheiden. Findet der Headhunter niemanden, ist beim reinen Erfolgshonorar nichts fällig. Beim Retainer sind die ersten beiden Raten dagegen bezahlt, weil sie für die Suche selbst gezahlt werden und nicht für ihr Ergebnis.

Sagt der Kandidat nach der Unterschrift ab oder tritt die Stelle gar nicht erst an, regeln das die Verträge sehr unterschiedlich. Manche Anbieter suchen dann ohne weiteres Honorar weiter, andere rechnen trotzdem ab, weil der Arbeitsvertrag zustande gekommen ist. Diese Stelle im Vertrag lohnt einen zweiten Blick.

Geht der neue Mitarbeiter in der Probezeit, greift die Nachbesetzungsgarantie, sofern es eine gibt. Sie ist fast immer an Bedingungen geknüpft, etwa daran, dass die Kündigung nicht vom Betrieb ausging oder dass Du den Abgang innerhalb einer Frist meldest. Ob sie eine kostenfreie Nachsuche oder nur eine anteilige Erstattung bedeutet, steht im Kleingedruckten.

Ein Headhunter ist bei Führungspositionen das richtige Mittel, weil die Menschen dafür selten aktiv suchen. Wer eine Werkstatt, eine Baustelle oder einen Betriebsteil führt, ist eingebunden und wird gebraucht, schaut deshalb kaum auf Stellenportale und wechselt meist nur, wenn ihn jemand gezielt anspricht.

Das deckt sich mit unseren eigenen Zahlen: Werkstattmeister kommen in unserer Auswertung auf einen Median von 13 Bewerbungen, Bauingenieure auf 20, beide unter dem mittleren Beruf der Liste, obwohl es Stellen mit langer Qualifikation sind.

Dasselbe gilt für sehr enge Spezialistenstellen, bei denen der erreichbare Kreis bundesweit vielleicht aus ein paar Dutzend Leuten besteht. Reichweite ist dort das falsche Werkzeug, weil es nichts bringt, viele Menschen zu erreichen, wenn die richtigen nicht darunter sind.

Bei der Fachkraftstelle im Handwerk ist es umgekehrt: Der erreichbare Kreis ist groß genug, dass Reichweite trägt, während das Honorar in keinem Verhältnis zum Ergebnis steht. Viele Personalberatungen nehmen solche Aufträge ohnehin nicht an, weil das Zielgehalt unter ihrer Schwelle liegt. Wann ein Headhunter im Handwerk trotzdem passt, steht unter Headhunter im Handwerk.

Einen Bewerber kostet die Vermittlung in aller Regel nichts. Das Honorar zahlt der Betrieb, der sucht, und zwar unabhängig davon, ob jemand über eine Anzeige kommt oder angesprochen wurde. Wer als Fachkraft einen Anruf von einem Headhunter bekommt, muss also nicht mit einer Rechnung rechnen.

Ganz ausnahmslos ist das aber nicht, und der oft gelesene Satz „für Bewerber ist es immer kostenlos" stimmt in dieser Form nicht. Ein Vermittler darf von einem Arbeitsuchenden Geld verlangen, aber nur unter engen Bedingungen: Der Vertrag braucht Schriftform, die Vergütung wird nur fällig, wenn der Arbeitsvertrag tatsächlich durch die Vermittlung zustande gekommen ist, und sie ist auf 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer begrenzt.

Bei geringfügiger Beschäftigung ist gar keine Vergütung zulässig. Das steht in Paragraf 296 SGB III.

Praktisch heißt das: Wer vorab Geld dafür verlangt, ein Profil anzulegen, Unterlagen weiterzuleiten oder in eine Datenbank aufgenommen zu werden, arbeitet nicht nach dieser Regel. Für eine Beratung wie ein Bewerbungscoaching zu bezahlen kann sinnvoll sein, für die Vermittlung selbst nicht.