Vakanzkosten berechnen: was eine unbesetzte Stelle kostet
Vakanzkosten berechnen heißt, den Umsatz zu beziffern, den eine unbesetzte Stelle nicht erwirtschaftet, solange sie offen ist. Im Handwerk reichen dafür drei Zahlen aus dem eigenen Betrieb, nämlich der Stundenverrechnungssatz, die Wochenstunden der Stelle und die Monate, die sie offen bleibt.
Der Rechner unten arbeitet nur mit den Zahlen, die der Betrieb selbst einstellt, und setzt keinen Branchendurchschnitt an. Heraus kommt entgangener Umsatz, und genau so gehört das Ergebnis neben die Kosten einer Suche.
Vakanzrechner
Wie viel Umsatz kostet eine unbesetzte Stelle bereits?
Zum Vergleich: Eine Kampagne über uns läuft mit 20 Euro Werbebudget pro Tag, bei einer Laufzeit zwischen zwei Wochen und drei Monaten sind das 280 bis 1.800 Euro. Das ist nur das Werbebudget, das direkt an die Plattformen geht. Unsere Vergütung kommt dazu und steht nach dem Erstgespräch fest im Angebot.
Vakanzkosten in Zahlen
- Vakanzkosten im Handwerk lassen sich als entgangener Umsatz berechnen: Stundensatz mal Wochenstunden mal 4,33 Wochen je Monat mal offene Monate.
- Mit der Annahme von 75 Euro Stundensatz und 38 Wochenstunden fehlen 12.350 Euro Umsatz im Monat, nach 7 Monaten 86.450 Euro. Das ist eine Beispielrechnung, keine Erhebung.
- Eine qualifizierte Bewerbung kostet über unsere Kampagnen zwischen 16 und 44 Euro Werbebudget, brutto und ohne unsere Vergütung, als Spanne über alle Berufe.
- Personalberatungen nennen als üblichen Honorarrahmen selbst 25 bis 35 Prozent des Jahreszielgehalts. Das ist eine Anbieterangabe, keine amtliche Erhebung.
Inhalt
Wie die Vakanzkosten berechnet werden
Die Vakanzkosten einer Stelle werden aus vier Faktoren multipliziert, drei davon aus dem eigenen Betrieb und einer aus dem Kalender.
Vakanzkosten = Stundensatz × Wochenstunden × 4,33 × offene Monate
Die 4,33 ergeben sich aus dem Kalender, 52 Wochen geteilt durch 12 Monate. Als Stundensatz gehört der Verrechnungssatz in die Rechnung, den der Betrieb dem Kunden stellt, denn verloren geht der Umsatz, den die Stelle einspielen würde. Mit dem Lohn der Fachkraft wäre die Rechnung zu niedrig angesetzt.
Eine Beispielrechnung für eine Fachkraftstelle
Eine Beispielrechnung mit 75 Euro Stundensatz und 38 Wochenstunden ergibt 12.350 Euro entgangenen Umsatz im Monat. Nach 7 Monaten sind es 86.450 Euro, nach 12 Monaten 148.200 Euro. Alle drei Werte beruhen auf einer Annahme für eine Fachkraftstelle und sind keine Erhebung.
Die Monate sind nicht aus der Luft gegriffen. Bei vier unserer Referenzbetriebe war die Stelle mindestens sieben Monate offen, bevor sie zu uns kamen, im längsten Fall fast ein Jahr. Wo wir die Dauer der Kampagne danach festgehalten haben, lag sie zwischen fünf Wochen und knapp zwei Monaten.
- im Monat12.350 Euro
- nach 7 Monaten86.450 Euro
- nach 12 Monaten148.200 Euro
Was der Vakanzrechner nicht erfasst
Der Vakanzrechner erfasst nur den Umsatz der Stunden, die fehlen. Was das Team in dieser Zeit auffängt, taucht darin nicht auf, also Überstunden, die irgendwann zu Kündigungen führen können, und Aufträge, die verschoben oder gar nicht erst angenommen werden. Ebenso wenig die Stunden, in denen der Chef selbst wieder mit rausfährt, statt Angebote zu schreiben.
Umgekehrt setzt er voraus, dass die Stelle voll ausgelastet wäre. Ist sie das im eigenen Betrieb nicht, gehören entsprechend weniger Wochenstunden in den Rechner. Heraus kommt eine Größenordnung für eine Entscheidung und keine Bilanz.
Vakanzkosten gegen die Kosten der Suche
Vakanzkosten sind der Maßstab, an dem sich jede Form der Suche messen lässt. Eine qualifizierte Bewerbung kostet über unsere Kampagnen zwischen 16 und 44 Euro Werbebudget, brutto und ohne unsere Vergütung. Personalberatungen nennen als üblichen Honorarrahmen selbst 25 bis 35 Prozent des Jahreszielgehalts.
Dazu kommt die Zeit, denn jeder Monat bis zur Besetzung zählt in der Rechnung oben mit. Bis eine Stelle über uns besetzt ist, vergehen im Durchschnitt rund sechs Wochen, als Durchschnitt über unsere Kampagnen und nicht als Zusage. Welcher Weg sich für welche Stelle rechnet, steht auf Social Recruiting oder Personalvermittlung, die Honorarrechnung mit eigenem Zielgehalt auf Headhunter und Personalvermittlung.
Welcher Weg sich für die eigene offene Stelle rechnet, lässt sich im Erstgespräch konkret einschätzen, 30 Minuten und unverbindlich.
Fragen zu Vakanzkosten
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten, oft auch Cost of Vacancy genannt, sind das Geld, das eine unbesetzte Stelle kostet, solange sie offen ist. Im Handwerk ist der größte Posten der Umsatz, den die Stelle nicht erwirtschaftet, weil Stunden fehlen, die sich sonst abrechnen ließen. Dazu kommen Folgen, die sich schlechter beziffern lassen, etwa Überstunden im Team und verschobene oder abgesagte Aufträge.
Wie berechne ich die Kosten einer unbesetzten Stelle?
Die Kosten einer unbesetzten Stelle berechnet ein Betrieb mit drei eigenen Zahlen, als Stundenverrechnungssatz mal Wochenstunden der Stelle mal 4,33 Wochen je Monat mal die Monate, die die Stelle offen ist. Die 4,33 kommen aus dem Kalender, 52 Wochen geteilt durch 12 Monate, und das Ergebnis ist entgangener Umsatz.
Sind Vakanzkosten Umsatz oder Gewinn?
Vakanzkosten sind Umsatz. Der Rechner zeigt, was die Stelle einspielen würde, wenn sie besetzt wäre. Wie viel davon Gewinn wäre, hängt an Material, Lohn und Auslastung des einzelnen Betriebs, und dafür gibt es im Handwerk keinen einheitlichen Wert, der sich belegen ließe.
Warum rechnet der Rechner nicht mit einem Branchenfaktor?
Unser Rechner arbeitet ohne Branchenfaktor, weil sich für das Handwerk kein einheitlicher Faktor belegen lässt. Viele Vakanzrechner multiplizieren das Gehalt mit einem festen Wert für den Umsatz je Mitarbeiter. Der Anteil der Personalkosten am Umsatz ist aber von Gewerk zu Gewerk sehr verschieden, und ein Durchschnitt darüber trifft auf keinen einzelnen Betrieb zu. Wir haben einen solchen Faktor deshalb aus unserem Rechner entfernt.
Wie lange bleibt eine Stelle im Handwerk offen?
Wie lange eine Stelle im Handwerk offen bleibt, ist von Beruf zu Beruf verschieden, und eine belastbare Zahl für das ganze Handwerk haben wir nicht. Bei vier unserer Referenzbetriebe war die Stelle mindestens sieben Monate offen, bevor sie zu uns kamen, im längsten Fall fast ein Jahr. Wo wir die Dauer der Kampagne danach festgehalten haben, lag sie zwischen fünf Wochen und knapp zwei Monaten.
Wie hoch sind die Kosten für Recruiting?
Die Kosten für Recruiting hängen am Weg der Suche. Eine Kampagne über uns läuft mit 20 Euro Werbebudget pro Tag, bei einer Laufzeit zwischen zwei Wochen und drei Monaten sind das 280 bis 1.800 Euro. Das ist nur das Werbebudget, das direkt an die Plattformen geht. Unsere Vergütung kommt dazu und steht nach dem Erstgespräch fest im Angebot. Personalberatungen nennen als üblichen Honorarrahmen selbst 25 bis 35 Prozent des Jahreszielgehalts. Woraus sich unser Preis zusammensetzt, steht unter Redline Grow Kosten.
Herausgeber: Redline Grow, Stuttgart. Verantwortlich für den Inhalt: Danial Kashanian.
Zuletzt geprüft am . Geprüft heißt: Jede Zahl auf dieser Seite wurde an diesem Tag gegen die Quelle gehalten, die im Quellenkasten steht.
Zu jeder Zahl ist festgehalten, was genau gezählt wird, auf welchen Zeitraum sie sich bezieht und wo sie nachprüfbar steht. Das steht öffentlich auf Zahlen und Quellen.
Eine offene Stelle kostet jeden Monat Umsatz? Dann rechnen wir die Suche dagegen.
Im Erstgespräch klären wir, wie viele passende Bewerber für die Stelle realistisch sind, wie wir sie erreichen und was die Kampagne an Werbebudget braucht.